Trước khi chia sẻ bài thuyết trình, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng nó không bao gồm bất kỳ thông tin nào bạn muốn giữ riêng tư. Bạn cũng có thể không khuyến khích người khác chỉnh sửa file của mình. May mắn thay, PowerPoint bao gồm một số công cụ để giúp kiểm tra và bảo vệ bài thuyết trình của bạn.

Document Inspector

Bất cứ khi nào bạn tạo hoặc chỉnh sửa bài thuyết trình, một số thông tin cá nhân nhất định có thể tự động được thêm vào file - như thông tin về tác giả của tài liệu. Bạn có thể sử dụng Document Inspector để loại bỏ loại thông tin này trước khi chia sẻ bài thuyết trình với người khác.

Bởi vì một số thay đổi có thể là vĩnh viễn, bạn nên sử dụng Save As để tạo bản sao lưu của bài thuyết trình của bạn trước khi sử dụng Document Inspector.

Cách sử dụng Document Inspector

1. Bấm vào tab File để chuyển đến Backstage view.

2. Từ bảng điều khiển Info, bấm Check for Issues, sau đó chọn Inspect Document từ menu drop-down.

3. Document Inspector sẽ xuất hiện. Chọn hoặc bỏ chọn các hộp, tùy thuộc vào nội dung bạn muốn xem lại, sau đó nhấp vào Inspect. Ví dụ sẽ sử dụng các lựa chọn mặc định.

4. Kết quả kiểm tra sẽ hiển thị dấu chấm than cho bất kỳ danh mục nào mà nó tìm thấy dữ liệu nhạy cảm tiềm ẩn và nó cũng sẽ có nút Remove All cho từng danh mục này. Nhấp vào Remove All để xóa dữ liệu.

5. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Close.

Bảo vệ bài thuyết trình

Theo mặc định, bất kỳ ai có quyền truy cập vào bài thuyết trình sẽ có thể mở, sao chép và chỉnh sửa nội dung của nó, trừ khi bạn thực hiện bảo vệ file. Có một số cách để bảo vệ bài thuyết trình, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.

Cách bảo vệ tài liệu

1. Bấm vào tab File để chuyển đến Backstage view.

2. Từ bảng điều khiển Info, bấm vào lệnh Protect Presentation.

3. Trong menu drop-down, hãy chọn tùy chọn phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Ví dụ sẽ chọn Mark as Final. Đánh dấu bài thuyết trình của bạn là phiên bản cuối cùng là một cách hay để không khuyến khích người khác chỉnh sửa file, trong khi các tùy chọn khác cung cấp cho bạn nhiều quyền kiểm soát hơn nếu cần.

4. Một hộp thoại sẽ xuất hiện, nhắc bạn lưu. Bấm OK.

5. Một hộp thoại khác sẽ xuất hiện. Bấm OK.

6. Bài thuyết trình sẽ được đánh dấu là phiên bản cuối cùng. Bất cứ khi nào người khác mở file, một thanh sẽ xuất hiện ở trên cùng để ngăn họ chỉnh sửa tài liệu.

Việc đánh dấu một bài thuyết trình là phiên bản cuối cùng sẽ không ngăn ai đó chỉnh sửa file, vì họ chỉ có thể chọn Edit Anyway. Nếu bạn muốn ngăn mọi người chỉnh sửa file, bạn có thể sử dụng tùy chọn Restrict Access thay thế.